仕事中の伝言ミスでコミュニケーショントラブルを防ぐには

職場で伝言ミスやトラブルは起きて当たり前

仕事や友達同士で伝えた事が、うまく伝わっていないという経験はありませんか。

プライベートな待ち合わせ時間で伝言ミスがあるならまだ良いかもしれませんが、仕事 の場合の伝言ミスは状況によっては、トラブルにもなります。

そこで、伝言ミスでコミュニケーションのトラブルにはどうすればよいか、事例と対策をまとめてみました。

偉人・起業家の博物館の記事はこちら

言葉の解釈違いの伝言ミス

A君「もっと楽に仕事したいなー」

B君「そうだねー、楽に仕事したいよね。」

この両者の会話は、成立しているようで解釈の仕方で意味が変わってきます。

『楽に仕事したい』というのは、上司や会社から営業成績のノルマやプレッシャーを減らして欲しい事を意味するのか、
不動産収入で金銭が入るようにしたいのか、出勤時間を少なくしたいのか意味が幅広いです。

仲間同士の会話なら、話氏の前後関係で解釈ミスは少ないかもしれませんが、普段あまり顔を合わせない人と会議などで
打ち合わせをする場合、間違って共有してしまう恐れがあります。

そもそも、人によって言葉の解釈は全く違います。

某企業の研修を受けた時、ある言葉を別の文字に置き換えて一分間できる限り書き出して
いくつ周りの人と一致するか実験に参加した事があります。

例えば、『情熱』という言葉を書き出して、横の人と照らし合わせた場合、一致する言葉は半分以下でした。

なので、もし二人で『情熱』という言葉をイメージして、ブログの記事やポスターを作る場合、
後々になって、イメージがずれる可能性があります。

伝言の目的のずれ

例えば、ツイッターのアイコンのイラストを描いて欲しいとデザイナーさんに描いて欲しいとします。
その際、細部までしっかり描いて目立つように早めに描いて欲しいと依頼したとします。

しかし解釈の違いで

依頼者→

  • Twitterのアイコン画面は小さいから顔だけじゃないと目立たない
  •                  

  • 目立つ色は、黄色だよね
  •                 

  •  細部の依頼をしたから、目の表情もできそう
  •                   

  • 早めと行ったから、三日以内よね
  •   

デザイナーさん  →

  • 目立つのは、赤色だよね
  •              

  •  細部って事は、全身を描けばいいよね
  •               

  •  早めっては一週間くらいよね

とお互いに受け取ると、デザインが完成してもスムーズに受け渡しが進みません。
あまり細かくいうと、相手に失礼と感じる人もいるかもしれませんが、

前述した言葉の解釈違い、目的が伝わっていないと自分の欲しい結果、情報などが手に入りにくい恐れがあります。

伝言で解釈違いの恐れ

第三者が仲介に入ることで、話しが変わる危険もあります。

プロ野球を知っているものなら知らない人はいない、三冠王を二度獲得した、落合博満氏のエピソードです。
選手だけでなく、監督としても大変実績があります。

毎年、プロ野球では2月1日が事実上、球団の始動日として練習が始まります。

当時の監督が2月1日までに体を作ってこないと罰金と選手に伝達していたそうですが、

自分の体は自分が一番知っている。若い選手と同じメニューではしんどいので、それで罰金を取られるなら仕方ない。
オーバーワークでパンクしてしまっては、罰金より大きく年俸を下げることにもなりねないから、自分のペースで開幕に間に合わせる。

-コーチング 言葉と信念の魔術 落合博満-

と、キャンプに入る前に報道陣に話した事が、翌日の新聞に『監督指令無視』などと報道されてしまい、所属球団と一悶着があったようです。

落合さんからすると、あくまで一般論として出た発言であり、決して監督やチームの方針を批判したわけではありません。

しかし、結果的には報道陣の情報を切り取りのため、ニュアンスが違って捉えられました。

一般の人は、マスコミに話して仕事をすることは無縁かもしれませんが、近年はSNSなどでいろんな情報が簡単に発信できるため、知らなくても良いことや、間違って知ってしまう可能性があります。

自分から第三者に大事なことを伝言しないように意識するだけでなく、第三者からの情報をあまり鵜呑みにしない適当さも重要かもしれません。

では、これらのような伝達ミスや勘違いが起きないようにするにはどうすれば良いでしょうか。

重要なことは、何回も説明すること

そもそも、一度伝えた事が、全て相手に伝わると期待しない事です。
ただの伝達事項か、専門的な事を伝えるかによって、回数は異なりますが、
可能なら、できるだけ具体的な言葉や数値を使って説明するのが、理想的です。

また、伝えるときには、タイミングも必要です。バタバタしている時、機嫌が悪い時、などタイミングが悪いと、
うまく伝わりません。

バイト先の失敗談としても、別記事でまとめています。

気をつけたいバイトの失敗!面接やバイト中、人間関係など

忙しくても、伝える時間はしっかりとる

混乱した現場では伝える時間を惜しんで、最低限の説明で伝達する職場もあります。

しかし、上述した目的違いの行動を生み出す要因にもなるので、
伝える人は、忙しくてもできるだけ丁寧に
聞く人は、聞いてわかりにくいと思えば忙しくても内容を確認する事を意識した方が、失敗してしまうより、はるかにましです。

たった数十秒から数分を惜しむあまり、
そのあとの作業時間の数時間を無駄にする事は、極めて非効率です。

仕事で伝達ミスがあった場合、大抵は両者の役職や力関係が下の人が怒られる結果になりやすいので、
普段から言葉の共有をして、まめにコミュニケーションをした方が良いかもしれません。

重要な内容は電話でなくメールや書面で伝える

メールより電話の方が、相手に対して礼儀があると考える人もいますが、
大事な要件の時は、文書で残す事が望ましいです。

人の記憶はとてもあいまいなので、口約束だけだと、詳細までしっかり覚えていない場合があります。

メールでなくても、エクセルなど形に残す事で後々、「言った」「言ってない」と言ったトラブルに発展しにくいです。

伝達ミスで、トラブルになるのは双方にとって、とても勿体無い事です。
よかったら参考にしてください。

仕事で悩んだら、こんな記事もあります。

バイトの店長や上司が怖い・嫌いなので、バイトや仕事を辞めたい時

ではでは

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